Come fare un Business Plan

Come fare un business plan è un passaggio fondamentale per qualsiasi attività economica, grande o piccola che sia e in ogni tipo di settore. Senza un business plan ben studiato e implementato infatti, i rischi di veder fallire sul nascere un progetto di business sono molto più elevati. In questa guida vedremo i passaggi fondamentale per fare un business plan efficace e completo.

Cos’è un business plan e perché è importante

Un business plan altro non è che un documento che sintetizza l’idea, le strategie, le caratteristiche e gli aspetti economico-finanziari più importanti di un progetto imprenditoriale. Un piano di azione che qualsiasi business nascente non dovrebbe trascurare di redigere.

La cosa più importante di un business plan è infatti intanto proprio il farlo: sono fin troppi gli imprenditori che decidono di aprire un’attività senza alcuna pianificazione e senza nemmeno sapere se le risorse finanziarie che hanno a disposizione saranno sufficienti non solo per aprire ma anche per gestire la loro impresa.

Perché è così importante costruire un business plan per la nostra business idea?

  • Creare un piano aziendale dettagliato ci aiuterà a valutare e approfondire ogni aspetto dell’impresa e dell’organizzazione, saremo costretti a rispondere ad una serie di domande che probabilmente non ci saremmo mai posti;
  • Una volta che avremo definito tutti gli aspetti dell’organizzazione, dagli investimenti iniziali alla produzione, dai canali di vendita alla logistica e alla gestione del personale, avremo modo di vedere gli effetti finanziari e reddituali del business che abbiamo in mente. Potremo cioè vedere esattamente quale sarà il fabbisogno finanziario mese per mese ed il risultato di ogni esercizio se le cose andranno come abbiamo immaginato;
  • Avremo la possibilità di definire una serie di obiettivi economici e finanziari nel tempo: dal raggiungimento del break even point ad un piano di equilibrio finanziario, da obiettivi di fatturato mensili ed annuali a budget di costi variabili e costi fissi. Tutti questi valori che andremo a definire nel nostro business plan potranno essere confrontati con i dati reali a consuntivo mese per mese ed utilizzati per aggiornare il piano aziendale a tre o cinque anni che avevamo fatto e anche per capire il perché di questi scostamenti.
  • Dal momento che non è facile prevedere l’andamento della produzione e delle vendite con un orizzonte temporale di tre o cinque anni è necessario costruire degli scenari alternativi per vedere cosa potrebbe succedere se le cose andassero peggio di quanto preventivato e come affrontare tale situazione. Non possiamo tapparci gli occhi e semplicemente sperare che non accada. Se accade dobbiamo già sapere quali contromisure prendere e come far fronte al maggior fabbisogno finanziario.
  • E come sempre, ultimo ma non meno importante, chi mai vi darebbe dei soldi senza prima vedere un business plan ben fatto, chiaro, realistico e convincente? Che abbiate a che fare con una banca, con una società finanziaria, con un venture capital, con un potenziale socio o un investitore privato, tutti ve lo chiederanno.

Una volta che abbiamo deciso di investire un po’ del nostro tempo per realizzare il business plan della nostra idea imprenditoriale possiamo passare alla seconda fase e cioè cercare di capire come fare un business plan.

Spiegarlo in fondo è abbastanza semplice, realizzarlo è un po’ più impegnativo e il mio consiglio spassionato è quello di utilizzare un buon software che vi aiuti. Se infatti la parte descrittiva potete farla anche da soli, magari cercando risorse utili in rete, ricerche di mercato e chiedendo preventivi ai vostri futuri e potenziali fornitori, la parte economica e finanziaria è più complessa e, se volete fare un buon lavoro che sia utile prima per voi e poi per gli eventuali finanziatori, è bene che utilizziate un buon software per il business plan.

Per calcolare fatturati, break even point, fabbisogno finanziario, redditività e per costruire un bilancio previsionale è infatti necessaria una buona conoscenza delle tecniche contabili e, senza gli adeguati strumenti, tantissimo tempo. Inoltre il business plan ha bisogno di essere visto e rivisto, modificato e aggiornato e non potete rifare tutto il lavoro ogni volta. Per questo è necessario uno strumento che, una volta creato, possa essere facilmente rivisto, modificato e aggiornato.

A questo punto vediamo di chiarire come procedere e quali sono gli step per creare un business plan e soprattutto quali le informazioni che non possono mancare e gli errori da non fare.

L’idea di Business

Questa sezione della guida su come fare un business plan è importantissima, perché è la prima impressione che daremo al nostro interlocutore, andrà scritta all’inizio del lavoro ma revisionata durante e alla fine del lavoro e anche periodicamente nel corso del tempo. Dovrà avere la forma di un elevator pitch e cioè come il discorso che un imprenditore farebbe al potenziale investitore o finanziatore, che dovesse incontrare casualmente in ascensore, per convincerlo a finanziare o investire nella sua business idea nel poco tempo a disposizione.

Dobbiamo illustrare in maniera chiara, sintetica e convincente:

  • Le caratteristiche, particolarità ed originalità dei nostri prodotti e servizi;
  • Descrivere il mercato e la clientela per far capire bene che sappiamo con precisione chi saranno i nostri clienti e soprattutto che esistano davvero!
  • Perché i nostri clienti acquisteranno da noi, quali sono le loro esigenze che andremo a soddisfare, che vantaggi avrà a comprare da noi piuttosto che da un concorrente. Dobbiamo insomma convincere il lettore che il nostro cliente è disposto a pagare il prezzo richiesto per comprare i nostri prodotti o i nostri servizi;
  • Come sarà organizzata la nostra impresa, quali fasi svolgeremo internamente e quali esternamente, come saranno distribuiti i ruoli e le mansioni. Deve apparire chiaramente che sappiamo bene quello che stiamo facendo e come lo stiamo facendo.
  • Se può risultare rilevante ed interessante raccontiamo brevemente quali sono le persone coinvolte nell’azienda con le loro esperienze ed il valore aggiunto che apporteranno;
  • Le risorse finanziarie: diciamo subito al nostro interlocutore quanti soldi ci serviranno e facciamogli capire che abbiamo calcolato il fabbisogno finanziario in modo serio e preciso e che abbiamo già in mente dove andare a prenderli e come saranno suddivisi tra capitale proprio e finanziamenti di terzi.
  • Infine esponiamo quello che è il risultato del budget economico e finanziario e cioè qual è la redditività attesa ed il cash flow ed il rendimento che l’impresa potrà offrire agli investitori e finanziatori esterni.

Analisi del mercato e della concorrenza

Dopo aver scritto con cura l’elevator pitch è giunto il momento di approfondire con maggior dettaglio i punti precedentemente illustrati spiegando a quale mercato intendiamo rivolgerci ovvero chi comprerà i nostri prodotti e servizi e perché deciderà di diventare nostro cliente. Poi bisognerà dare uno sguardo al mercato e capire e poi spiegare se e come il mercato reagirà alla nostra discesa in campo.

Se troveremo informazioni e previsioni sull’evoluzione del nostro mercato sarà bene tenerne conto a supporto delle nostre previsioni e riportarle, insieme alla fonte, nel documento che stiamo scrivendo. Infine un occhio alla concorrenza con un’analisi dei competitor, dei loro punti di forza, delle eventuali barriere all’ingresso e delle relative strategie per superarle.

Più analizziamo la concorrenza e più informazioni avremo sugli errori da non fare, sulle strategie utilizzate per attrarre la clientela, sulle motivazioni che hanno portato alcuni operatori ad avere successo ed altri no. E’ importante dedicare più tempo possibile allo studio della concorrenza sia nel nostro mercato che in altri mercati sia limitrofi che lontani anche per trovare nuove idee e soluzioni.

Descrizione prodotti e servizi

In questa sezione dobbiamo prima di tutto illustrare che cosa andremo a produrre o a vendere con la nostra impresa. Può trattarsi di beni di nostra produzione, dell’erogazione di servizi oppure della vendita di merci. In ogni caso andrà evidenziato, prima ancora degli aspetti tecnici dei nostri prodotti, quali sono le caratteristiche che soddisfano le esigenze del segmento di mercato al quale ci rivogliamo e che abbiamo individuato al punto precedente.

Poi potremo addentrarci con maggiore tecnicismo sulle caratteristiche dei nostri prodotti e sulla tempistica prevista per le varie fasi di progettazione, produzione e poi commercializzazione dei nostri prodotti. Non dimentichiamoci poi di indicare e descrivere tutti i servizi accessori al prodotto o servizio eventualmente previsti.

Ad esempio assistenza e consulenza sia in fase di scelta del prodotto che post-vendita, contratti di manutenzione nel tempo del prodotto acquistato, garanzie incluse e relative estensioni magari a pagamento, accordi con società finanziarie e di leasing per il dilazionamento del pagamento.

Il piano di marketing

La prima cosa che va chiarita è che il piano di marketing non è e non va confuso con la promozione che è solamente una parte del piano stesso. Il piano di marketing è l’insieme delle azioni poste in essere per raggiungere gli obiettivi aziendali di vendita e fatturato. Questa è una parte importantissima del business plan e va scritta in modo da risultare immediatamente interessante e stimolante per chi la legge ma, al tempo stesso anche chiara, sintetica e convincente.

Dobbiamo sempre aver ben chiaro che non è sufficiente offrire un buon prodotto o servizio ma che dobbiamo saperlo proporre al mercato in modo efficace tale da indurre il nostro cliente target all’acquisto. Il piano di marketing interessa la definizione dei prezzi di vendita, la promozione e pubblicità e la distribuzione.

Quanto al prezzo di vendita dobbiamo spiegare come siamo arrivati a calcolarlo e fissarlo per ogni prodotto e anche per le varie annualità. Se abbiamo stabilito i prezzi di vendita sulla base dei prezzi di mercato allora dovremo verificare che con tali prezzi siamo in grado di coprire i costi variabili e anche, considerati i volumi di vendita previsti, i costi fissi.

Per questo saranno importanti le analisi del break even point e delle quantità di equilibrio. Se invece abbiamo definito i prezzi di vendita sulla base dei nostri costi di produzione dovremo essere certi che il mercato possa accettare i nostri prezzi ma anche a non vendere a prezzi inferiori di quelli che il mercato potrebbe invece accettare.

Le strategie di promozione dei nostri prodotti e servizi dovranno essere descritte indicandone sia la spesa complessivamente prevista che gli strumenti utilizzati nonché le modalità e le tempistiche. Si potrà spaziare dall’utilizzo degli strumenti televisivi e radiofonici alla stampa o al web o ancora la realizzazione di uno o più siti web, il mailing, la partecipazione a fiere, sponsorizzazioni culturali e sportive ecc. Ogni prodotto ed ogni mercato ha i suoi canali più adatti e performanti.

Una parte fondamentale del piano di marketing è occupata dalle scelte sulla distribuzione del prodotto/servizio. A seconda del prodotto e del segmento di mercato di riferimento, un canale di vendita può essere migliore di un altro: ad esempio ci si può orientare sulla vendita diretta con propri punti vendita oppure con una propria rete vendita oppure con la vendita online (commercio elettronico) o porta a porta o ancora attraverso televendite o multi level marketing.

Oppure si può preferire la vendita indiretta dei propri prodotti tramite distributori che a loro volta adotteranno le loro strategie di distribuzione. La cosa fondamentale è quella di massimizzare la fruibilità dell’offerta per il potenziale cliente in modo da massimizzare le opportunità di vendita.

Il piano organizzativo

Quando si analizza come fare un business plan, il piano organizzativo riveste una grande importanza sia per l’imprenditore che deve realizzare il business plan sia per chi lo leggerà per decidere se finanziare o investire sull’azienda. Per l’imprenditore è importante definire ogni dettaglio di come si svolgerà l’attività dall’ideazione del prodotto, fino alla sua realizzazione e commercializzazione.

Ogni aspetto dell’attività dovrà infatti essere tramutato in singoli costi, fissi o variabili, e relativi flussi di cassa in uscita in modo da poter poi costruire anche il budget economico e finanziario con la maggior precisione possibile. Per l’investitore è fondamentale capire come l’impresa intende conseguire gli obiettivi fissati e che l’imprenditore abbia le idee chiare sulle strategie da applicare.

In particolare dovranno essere toccati ed approfonditi i seguenti punti:

  • Le risorse umane a disposizione dell’azienda ed il ruolo ricoperto da ognuno spiegando il perché è adatto a svolgere le mansioni affidategli e quali sono le sue conoscenze ed esperienze, cercando di trasmettere al lettore l’impressione che ogni risorsa ha le migliori competenze per ricoprire quella funzione.
  • La forma giuridica scelta e perché in base alle necessità di limitazione della responsabilità, capitalizzazione, circolazione delle quote ecc. Chi sono i soci e il numero di quote a ciascuno riservate, la forma di amministrazione prescelta, le motivazioni ed i nomi degli amministratori.
  • La società ha registrato dei brevetti o intende registrali? Adotta tecnologie o conoscenze particolari? Si tratta di risorse proprie o di terzi? La società o i soci hanno particolari abilitazioni o titoli che gli permettano di svolgere una determinata attività riservata? Tutti questi aspetti devono essere raccontati in modo chiaro e sintetico ma attribuendogli comunque l’importanza e il peso che ricoprono all’interno del progetto.
  • Come si svolge la produzione? Bisogna visualizzare ogni fase necessaria alla produzione dei nostri prodotti e servizi in modo da poterne individuare i singoli costi, chiarendo se ogni fase è svolta internamente o esternamente, se ci si avvale di personale interno o dell’opera di collaboratori o imprese esterne, se alcune parti sono acquistate o lavorate esternamente e dove e da chi vengono assemblate. Inoltre dovremo analizzare e descrivere in quali sedi o locali vengono svolte le singole operazioni e quali impianti, attrezzature e macchinari vengono utilizzati.
  • I fornitori ricoprono un aspetto strategico per la nostra impresa? Possono essere un rischio o un’opportunità? Hanno un elevato potere contrattuale o ricoprono un potenziale problema per i nostri approvvigionamenti? In tal caso è bene approfondire questo punto mentre se servizi e materie prime sono facilmente reperibili sul mercato da più fornitori allora possiamo solo farne un breve accenno a meno che non rappresentino un valore aggiunto per l’impresa ed un elemento di distinzione.
  • L’impatto ambientale dell’impresa può essere rilevante? Si tratta di un aspetto sempre più importante per la valutazione dell’azienda ed è bene chiarire se l’impresa avrà un impatto sull’ambiente che sia positivo o negativo e, in quest’ultimo caso, cosa si intende fare per ovviare a possibili rischi ambientali.

Il piano economico e finanziario

Ora che abbiamo sviscerato tutti gli aspetti della nostra azienda: i nostri clienti, il mercato, il prodotto, il piano di marketing, l’organizzazione e la produzione, dobbiamo trasformare ogni informazione in numeri ed ottenere così il nostro piano economico e finanziario.

Non posso nascondervi che non è una cosa semplice e pochi sono in grado di realizzare un buon piano economico e finanziario, veritiero e corretto, reale espressione degli elementi descritti fino ad ora. Sarà necessario un consulente specializzato in questa materia oppure un buon software nel quale possiate inserire tutte le informazioni estrapolate fino ad ora e che vi restituisca tutti gli elementi del piano economico e finanziario da inserire nel documento di business plan.

Ma quali sono gli elementi che costituiscono il piano economico e finanziario?

  • La stima dei ricavi e cioè il fatturato; ovviamente non possiamo buttare li dei numeri a caso ma dovremo illustrare come siamo arrivati a calcolare il fatturato complessivo dell’impresa per ogni anno ed il fatturato legato ad ogni singolo prodotto. A cascata dovremo quindi spiegare, riallacciandoci a quanto già detto in precedenza, come abbiamo definito i prezzi di vendita ed i volumi di vendita e riportare tabelle riassuntive e possibilmente anche grafici che rappresentino in maniera chiara tutti questi valori.
  • I volumi di produzione dovranno essere tali da consentire le vendite previste e saranno la base per il calcolo dei costi variabili e cioè di quei costi direttamente legati alla produzione di ogni singolo bene e servizio. Una volta calcolato il costo di produzione del singolo bene potremo così calcolare i costi variabili complessivi ed i relativi flussi di cassa in uscita. Ai costi di produzione andranno ad aggiungersi i costi variabili di vendita quali commissioni e provvigioni che saranno però legati non ai volumi di produzione ma ai volumi di vendita.
  • I costi fissi sono invece tutti quei costi che permettono di far funzionare la struttura che abbiamo creato per poter gestire tutte le altre funzioni aziendali quali la ricerca, la produzione e la vendita. Faranno parte dei costi fissi il personale amministrativo, i servizi amministrativi e legali, le spese per l’acquisto, manutenzione e gestione della struttura, i costi di promozione e pubblicità e tutti gli altri costi non direttamente legati alla produzione e alla vendita dei beni e servizi.
  • Gli investimenti sono anch’essi una parte fondamentale dell’azienda, possono essere materiali o immateriali e costituiscono la struttura entro la quale funziona l’impresa per la realizzazione della business idea.

L’insieme di questi elementi è sintetizzato nel bilancio CEE che può avere un orizzonte temporale di tre o cinque anni, e nel rendiconto finanziario. Da questi elementi potremo immediatamente estrapolare la redditività dell’impresa per ogni esercizio ed il fabbisogno finanziario dell’impresa e renderci conto se le risorse finanziarie disponibili e destinate al nostro business sono o meno sufficienti.

Se non lo abbiamo fatto precedentemente possiamo dedicare alcune righe ad illustrare con precisione tutte le fonti finanziare: a partire dal capitale sociale ai prestiti dei soci e degli obbligazionisti ai finanziamenti bancari.

Come accennato precedentemente è importante creare anche un paio di scenari alternativi che ci permettano di analizzare cosa succederebbe se le cose andassero diversamente da quanto ipotizzato ad esempio a causa di una contrazione dei prezzi o dei volumi di vendita o ad un aumento dei costi. In questo modo abbiamo la possibilità di valutare se abbiamo risorse sufficienti per affrontare e superare le difficoltà ed il lettore del nostro business plan sarebbe sicuramente rassicurato da questo tipo di analisi.

Tutto ciò è possibile farlo con l’ausilio di un buon software e consigliamo vivamente di utilizzarlo non solo a chi non è in possesso delle conoscenze tecniche per poter realizzare un lavoro di questo tipo ma anche agli addetti ai lavori, se non altro per il tempo che possono risparmiare e dunque un investimento di qualche centinaio di euro è assolutamente giustificato sia dai risultati ottenuti che dalle risorse risparmiate.

Terminato il piano economico e finanziario, magari corredato da alcune analisi sulla redditività, punto di pareggio e liquidità, è giunto il momento di una bella conclusione nella quale riassumere velocemente le ipotesi sulle quali si è basato tutto il lavoro ed i risultati a cui si è giunti e che hanno permesso il raggiungimento degli obiettivi posti.

Ora che avete visto come fare un business plan, non vi resta altro che utilizzare bene il vostro documento e portare al successo la vostra impresa!

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