Per qualsiasi attività, a prescindere dal suo ambito operativo, l’interruzione dei servizi erogati rappresenta sempre un grosso problema, sia nel settore privato che in quello pubblico. A tale riflessione è legata a doppia mandata la definizione di business continuity, ovvero la continuità aziendale.
Ma come garantirla? Grazie ad un apposito piano, detto business continuity plan, in grado di individuare potenziali minacce e fornire tempestive soluzioni. Vediamo in che modo.
Business continuity: cos’è?
La business continuity è quel processo messo in atto per individuare quali sono le potenziali minacce a cui una qualsiasi organizzazione può essere esposta.
Il passo successivo è quello di definire quali siano i processi fondamentali per garantire la resilienza della struttura nel caso le suddette condizioni avverse dovessero verificarsi. In questo modo viene messa al sicuro la capacità produttiva, l’operatività dell’azienda nonché la sua immagine.
Lo scopo della business continuity, in sintesi, è quello di consentire che in caso di qualsiasi incidente o problema, l’azienda o l’ente sia sempre in grado di garantire l’erogazione del servizio, e di conseguenza di permettere che le attività proseguano normalmente.
O quanto meno, che la riduzione della produzione sia minima e soprattutto controllata. Da questa definizione si sviluppa il concetto di business continuity plan.
Cos’è un business continuity plan
Con la finalità di garantire la continuità operativa, le aziende redigono il business continuity plan, ovvero un manuale dove all’interno è possibile identificare potenziali minacce e soluzioni adeguate.
Tutto questo è di fondamentale importanza per una corretta prevenzione del rischio. Attraverso il business continuity plan è possibile definire come intervenire in maniera concreta in caso di eventi avversi.
Ma cosa deve contenere esattamente un business continuity plan? Tra gli elementi principali troviamo i seguenti:
- Informazioni generali. All’interno di questa sezione si trovano tutte le informazioni legate al soggetto, che si tratti di un’azienda o di un ente che ricorre al piano, oltre che le persone che hanno redatto il suddetto il piano.
- Aree e funzioni critiche: Di fondamentale importanza è individuare ed elencare con la massima precisione quali sono quelle aree e quelle funzioni vitali per l’azienda, ovvero quelle che vanno assolutamente protette. Una volta individuate queste zone, andranno riordinate secondo una scala di priorità.• Possibili criticità: In questa sezione vengono elencate una serie di problematiche che possono verificarsi a seconda dell’ambito operativo dell’azienda o dell’ente.
- Fasi e procedure di recupero: Una volta individuate le principali funzioni vitali dell’azienda o dell’ente, è necessario stabilire con precisione quali attività attuare per preservare la continuità operativa in situazioni problematiche.
- Downtime. In questa sezione viene stabilito un tempo accettabile entro cui le attività possono fermarsi senza che l’azienda subisca un danno o disservizio tangibile.
- Team di lavoro. In quest’ultima sezione vengono indicate quali sono quelle professionalità coinvolte in maniera diretta o indiretta nelle attività di business continuity.
Disaster recovery: cos’è?
Una delle parti integranti di un business continuity plan è il disaster ricovery. Si tratta di una strategia fondamentale per la messa in sicurezza del patrimonio digitale.
Parliamo dunque di un ambito al quale qualsiasi organizzazione è sempre più legata, sia in maniera cosciente che non cosciente. Il disaster recovery dunque, specifica quali sono quelle funzioni digitali da mettere in sicurezza, e quali misure occorrono per raggiungere l’obiettivo.
Business continuity plan e disaster recovery sono due concetti che hanno molti punti in comune, anche se la business continuity rappresenta una strategia più ampia e generale.
Il disaster recovery invece è inerente a un ambito molto più specifico, ovvero l’operatività necessaria per garantire il proseguimento naturale di precise operazioni e/o attività.
Business continuity plan: come definirlo
La situazione pandemica dell’ultimo anno dovuta al Covid-19 ha oggettivamente rappresentato una situazione di emergenza per l’applicazione di un piano di continuità aziendale all’interno di qualsiasi impresa, e questo a prescindere dal settore operativo e dalle dimensioni delle organizzazioni.
Indipendentemente che si tratti di una piccola o di una grande azienda, infatti, è fondamentale proteggere gli asset e mantenere i clienti. Un business continuity plan redatto correttamente dunque, consente di garantire efficacia ed efficienza del business anche in momenti particolarmente critici.
Tra i principali vantaggi del business continuity plan vogliamo ricordare:
- Senso di sicurezza maggiore per dipendenti e manager.
- Inalterata capacità di offrire servizi. In questo modo la produzione rimane invariata durante i periodi di crisi.
- Reputazione e fatturato preservati.
Il primo passo da muovere è quello di definire l’obiettivo del piano, che chiaramente dipende anche dalle aree aziendali coinvolte, ma anche dalla tipologia di situazione critica presa in esame.
Per ogni obiettivo inoltre, andrà identificato il traguardo da raggiungere in modo da verificare con precisione che il piano redatto corrisponda davvero alle esigenze reali del business.
Il secondo step consiste nel formare i referenti: il team di manager dovrà possedere una formazione e una preparazione adeguate. La società dovrà nominare un business continuity manager e un suo assistente, e questo è valido per ogni unità dell’azienda.
Maggiori saranno le dimensioni dell’azienda, tanto più numeroso sarà il personale preposto a questi compiti. Ovviamente nel business continuity plan andranno indicate anche tutte le informazioni di contatto delle persone responsabili.
Il terzo step consiste nell’identificare quali sono le aree chiave e le necessità della specifica azienda. Si tratta di quelle funzioni che in caso di blocco possono arrecare seri danni all’azienda.
Un quarto passo da muovere per la realizzazione di un business continuity plan è di natura finanziaria. Questo significa che dovranno essere compresi i rischi fisici, operativi e appunto finanziari dell’organizzazione in seguito al verificarsi di un’emergenza.
Un’analisi di questo tipo sul business consente l’individuazione delle conseguenze di qualsiasi situazione emergenziale, anche delle più gravi: basti pensare a eventi estremi come quello di una calamità naturale o tecnica.
Tali conseguenze possono causare la perdita di fatturato, di dati, l’ insoddisfazione dei clienti e danni alla reputazione aziendale, la perdita di dipendenti e di nuove opportunità di business.
L’ultima fase del business continuity plan consiste nella creazione di un piano operativo. Si tratta della parte più importante dal momento che si passa dalle idee alle azioni.
In questa fase verranno indicate tutte le strategie necessarie alla prevenzione del rischio e alla sua gestione, quindi tutti i passi necessari al superamento della situazione emergenziale e al ripristino completo delle attività del business.
In caso di strategie di prevenzione del rischio possiamo includere anche l’utilizzo di servizi per il backup dei dati aziendali e l’oramai noto smart working. Per una corretta gestione del rischio sarà di fondamentale importanza identificare procedure, modalità di comunicazione e protocolli di sicurezza.
Per il ripristino della continuità aziendale invece, saranno altrettanto fondamentali tutte le azioni legate alle singole attività operative, comprese quelle del personale.
Business continuity plan: la revisione annuale
Pensare che redigere un business continuity plan sia una singola azione all’interno della vita dell’azienda è totalmente sbagliato. Questo perché sia i cambiamenti socio-economici che la crescita dell’organizzazione portano a un cambiamento delle reali necessità aziendali.
Proprio per questi motivi è fondamentale programmare una revisione annuale del plan, aggiornando quelle che sono le procedure di emergenza.
Anche la sezione relativa alle informazioni di contatto delle persone responsabili andrà aggiornata con costanza. Sarebbe paradossale, infatti, non poter comunicare in situazioni di emergenza con uno dei soggetti coinvolti dal business continuity plan.
Di fatto verrebbe compromessa l’efficacia del piano stesso: per scongiurare quest’eventualità è necessario che, durante la formazione, il personale scelto sia sempre reperibile e consapevole dell’importanza del suo ruolo.
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