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L’apertura di un’agenzia di viaggi comporta diversi passaggi. Anche se non è richiesto alcun diploma, l’esercizio dell’attività è regolamentato: vuol dire che, per esempio, sono necessari un’assicurazione professionale, la garanzia finanziaria, l’iscrizione al registro degli operatori di viaggi e vacanze e il rispetto di una serie di regole per l’esercizio dell’attività.
Aprire un’agenzia viaggi: requisiti e iter burocratico
Prima di poter richiedere l’iscrizione all’albo degli operatori di viaggi e vacanze, è necessario stipulare una garanzia finanziaria e un’assicurazione di responsabilità civile professionale.
La garanzia finanziaria
La garanzia finanziaria necessaria per aprire un’agenzia di viaggi deve essere stipulata con un organismo di garanzia collettiva, un istituto di credito o una compagnia di assicurazioni con sede nel territorio di uno Stato membro dell’Unione europea. Al momento della registrazione, deve essere fornito un certificato, rilasciato dal garante.
Tale garante risponderà, in caso di inadempienza dell’agenzia, al rimborso delle somme versate dai clienti (acconti o saldi dei soggiorni) per pacchetti turistici e servizi connessi.
Il contratto di assicurazione di responsabilità civile professionale
È obbligatorio: consente di garantire le conseguenze pecuniarie della responsabilità civile professionale. Al momento dell’iscrizione, deve essere fornito un certificato, contenente le informazioni sull’assicuratore e l’entità delle garanzie.
Altri adempimenti da espletare
La creazione di un’agenzia di viaggi comporta l’espletamento delle formalità per l’iscrizione dell’azienda a:
- Registro delle imprese. È necessario espletare le formalità per la costituzione della società e successivamente richiederne l’iscrizione nel Registro delle Imprese. Le misure da adottare dipendono dallo stato giuridico della società. Il codice Ateco da utilizzare per le procedure di immatricolazione è il 791100 Attività delle agenzie di viaggio.
- Iscrizione al Registro degli Operatori di Viaggi e Vacanze. Per completare questo passaggio, è necessario giustificare la garanzia finanziaria ed essere in possesso dell’assicurazione di responsabilità civile professionale.
L’iscrizione al Registro degli Operatori di Viaggi e Vacanze ha una validità di 3 anni. È necessario richiederne il rinnovo almeno 2 mesi prima della scadenza. H3 Norme da seguire
L’attività di agenzia di viaggi è regolata dalla legge, ed in particolare dal Codice del Turismo, Decreto Legislativo n 79 del 2011. Secondo tale disposizione, le agenzie di viaggio devono:
- rispettare gli obblighi di informativa precontrattuale e contrattuale per la conclusione di contratti di compravendita di viaggi e soggiorni;
- informare i passeggeri aerei dell’identità del vettore aereo;
- menzionare l’iscrizione nel Registro degli operatori di viaggi e vacanze nel marchio, i documenti ceduti a terzi e la pubblicità.
Quando l’agenzia di viaggi prevede di poter prenotare o emettere biglietti ferroviari o aerei, deve, inoltre:
- essere autorizzata a prenotare o emettere biglietti per le imprese ferroviarie;
- essere autorizzato dall’Associazione internazionale del trasporto aereo (IATA) a prenotare o emettere biglietti aerei.
Infine, quando i locali sono aperti al pubblico, devono essere rispettati tutti gli obblighi relativi agli esercizi pubblici.
Quanto costa aprire un’agenzia viaggi
Il costo di avvio di un’agenzia di viaggi dipende da una serie di fattori. In generale, si può prevedere un costo che varia da 40.000 a 150.000 euro (nel caso in cui si acquisti un locale, si assumano collaboratori e si investi una cifra importante nel marketing.
La creazione
All’avvio, ecco quali sono le spese da aspettarsi:
- acquisizione di locali (si può anche rilevare un’attività);
- affitto;
- anticipo delle spese di locazione (o deposito cauzionale);
- allestimento del negozio.
Le attrezzature
Per aprire la tua agenzia di viaggi, gli investimenti in attrezzature sono relativamente leggere. Basta, infatti, attrezzare il locale con alcuni mobili, una scrivania e dispositivi informatici per poter lavorare correttamente. In particolare:
- insegna;
- scrivania;
- armadio per la conservazione dei documenti;
- divani;
- elementi decorativi;
- manifesti;
- computer, telefono e terminale di pagamento.
Costi di costituzione
Tra questi rientrano:
- la costituzione della società;
- spese di registrazione;
- tasse per il deposito di un marchio;
- costo relativo alla contabilità;
- compensi per la realizzazione di un business plan;
- pagamento delle assicurazioni.
Il personale
Se si prevede di assumere impiegati, bisogna considerare:
- i primi stipendi;
- contributi del datore di lavoro associati alla retribuzione;
- costi di assunzione;
- pubblicazione di offerte di lavoro.
Marketing e comunicazione
Infine, per lanciare una nuova agenzia di viaggi occorreranno:
- un budget per l’inaugurazione;
- supporti al marketing;
- investimenti, eventuali, per Google Ads e Facebook Ads;
- progettazione di uno store on line,
Altre spese
Bisognerà, inoltre, rendere conto di royalties e provvigioni da pagare ai partner che aiuteranno a organizzare i circuiti turistici.
Sarà necessario, poi, finanziare il capitale circolante sufficiente per coprire 6 mesi senza generare entrate.
Se si è ottenuto un prestito o un mutuo andranno, infine, previsti i rimborsi delle relative rate.
Aprire un’agenzia viaggi in franchising
Nel settore dei viaggi, come in molti altri settori, optare per un franchising permette di sfruttare una serie di vantaggi. Tra questi:
- Avere un marchio forte. Tutti i nomi dei franchisor sono noti al grande pubblico e permettono di attrarre da soli un numero significativo di potenziali clienti. Entrando a far parte di un network conosciuto, il futuro franchisee beneficia della notorietà del marchio, grazie a campagne di comunicazione su scala nazionale. La brand awareness è una risorsa decisiva per attrarre clienti a livello locale.
- Approfittare di una forte presenza su Internet. Oggi la maggior parte dei consumatori pianifica i propri viaggi futuri in rete. Il vantaggio della massima visibilità è determinante, per portare i clienti alla ricerca di una consulenza personalizzata in agenzia. Entrando a far parte di un network, il futuro franchisee beneficia di una vetrina operativa su internet, aperta 7 giorni su 7 e 24 ore su 24.
- Contare sul supporto in tutte le fasi. Entrando a far parte di una rete in franchising, il candidato può contare prima, durante e dopo l’apertura, sul supporto del suo franchisor. A seconda dei marchi, questo supporto può arrivare fino all’assistenza nella ricerca dei locali, nel loro allestimento, nell’assistenza informatica e legale e, naturalmente, nel supporto al marketing.
- Affidarsi alla formazione iniziale e continua: la professione di agente di viaggio non si improvvisa. La formazione iniziale e quella in corso d’opera sono fondamentali. Ciò è tanto più vero in quanto l’affiliazione è stata recentemente semplificata. Non è più necessario giustificare precedenti esperienze professionali per poter iniziare, mentre restano obbligatori il deposito cauzionale e l’assicurazione specifica.
- Approfittare del supporto marketing per la scelta delle offerte e la costruzione di pacchetti à la carte. Essendo la concorrenza sempre più intensa, la qualità del back office di un’agenzia di viaggi deve essere irreprensibile e offrire prezzi interessanti, mantenendo la specificità delle offerte. Scelta dei fornitori, reattività a nuove destinazioni, creatività per un soggiorno esperienziale. Aderendo a una rete su larga scala, gli agenti di viaggio allargano il campo delle possibilità.
L’importanza di un business plan
Il business plan è un sesamo prezioso da presentare ai propri investitori, al garante finanziario e, ovviamente, alle banche, per ottenere finanziamenti, risorse e cooperazione.
L’obiettivo è permettere agli investitori di farsi un’idea chiara del proprio progetto: il business plan di un’agenzia di viaggi deve, quindi, essere ben pensato e ben presentato.
Il business plan di un’agenzia di viaggi si compone di due parti: una parte descrittiva volta a presentare il progetto in dettaglio e a illustrare i vantaggi, e una parte quantificata che evidenzia la necessità di finanziamento e il potenziale di redditività.
Il documento deve imperativamente includere una serie di elementi.
Per approfondire, vedi anche: un esempio di business plan.
Analisi di mercato
Il settore della distribuzione turistica versa in una situazione difficile. Mentre si prevede, infatti, che i flussi turistici raddoppieranno entro il 2030 per raggiungere i 2,5 miliardi di turisti, l’attività di distribuzione dei viaggi è in declino a causa di:
- calo del potere d’acquisto;
- situazione geopolitica internazionale;
- aumento della disintermediazione dell’offerta turistica.
Costi di costituzione
Rientrano in questa voce registrazioni, assicurazioni e costituzione della società (e, dunque, anche la scelta della formula societaria).
Costi di risorse umane e materiali
Questa analisi consente di elaborare le previsioni finanziarie:
- investimenti materiali (mobili e decorazioni, postazioni informatiche e terminali di pagamento)
- sito web
- personale
- servizi accessori (commercialista, avvocato, agenzia di comunicazione, etc).
Il dettaglio di queste spese e dei possibili ricavi è utile non solo per la ricerca di finanziamenti, ma anche per partecipare ai bandi comunitari e nazionali.
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